 A：处理方式有两种：一是将这些文件进行拆分，单独成件进行著录，排列在同一年度、同一保管期限之后；二是可以将这些文件第一件著录为主件，其他文件在档案管理系统内逐件著录为附件，附件需要著录文号、责任者、题名、形成日期、页数等基本信息。 Q：每年的档案整理完毕之后，如有新增文件需归档、补录的怎么办？ A：按该年度原有的方法进行整理，件号或案卷号追加在同一年度、同一保管期限之后。新归档的文件视其有无密级分别接在非涉密文件和涉密文件之后，涉密文件的件号作相应调整。 Q：全宗和立档单位的关系是什么？ A：在一般情况下，一个独立从事活动的单位，如一个局、一个学校、一个人所形成的所有档案组成一个全宗。形成档案全宗的单位，称作“立档单位”，又称“全宗形成者”。 Q：如何确定一个单位是立档单位？ A：能够依法独立地进行社会职能活动，单位行使相应的职权，并能主要以自己的名义单位对外行文；设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免、奖惩权；设有会计单位或经济核算单位。 Q：全宗的补充形式有哪些？ A：1.联合全宗:两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体，是全宗的一种特殊形式。 2.全宗汇集：按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体，也是全宗的一种特殊形式。 3.档案汇集：是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。 Q:档案整理的原则是什么？ A:遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 Q：档案的基本整理方法是什么？ A：根据整理单位的不同，文书档案的整理可以“卷”为单位或以“件”为单位进行整理。 Q：全宗内档案分类的要求是什么？ A：档案类别的划分应具有客观性、应具有逻辑性、应注重实用性。 Q：常见的档案目录有哪些？ A：常见的档案目录主要有案卷目录、卷内文件目录以及归档文件目录，按卷整理的档案会形成案卷目录和卷内文件目录，按件整理的档案产生归档文件目录。 Q：编制档案检索工具需要标注或采集的项目数据包括哪些？ A：编制档案检索工具需要标注或采集的项目数据包括序号、分类标识、档案名称、档案号、归档时间、归档责任者、文件形成者、归档份数、载体类型、保管期限、库位号等。 Q：什么是企业文件材料登记？ A：企业文件材料登记是指企业各部门对收发的各类文件材料所进行的规范化记录活动。 Q：企业档案工作目标是什么 A：企业档案工作目标是为满足企业各项活动在证据、责任、信息义务等方面的需求为导向、为企业的生存和发展服务。 Q：档案参考资料的特点是什么？ A：参考资料具有与其他提供利用方式不同的特点。它不提供档案原件，也不是直接根据档案复制副本、摘录，而是根据一定的专题对有关档案材料的内容加工编写而成的，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点。 Q：档案工作统计台账应包含哪些内容？ A：档案工作统计台账应包括：档案馆(室)藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。 |
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